Moduł umów porządkuje współpracę od pierwszego dnia. W jednym miejscu definiowane są zakresy usług, parametry SLA oraz okresy obowiązywania, a każde zgłoszenie automatycznie wiązane jest z właściwą umową. Efekt jest natychmiastowy: od startu wiadomo, kto odpowiada za sprawę, jakie standardy obowiązują i jakie terminy należy dotrzymać. Znika przestrzeń na uznaniowość, a audyt procesu staje się prosty i przejrzysty.

Moduł SLA przekłada zapisy organizacji na działające reguły. Dla różnych kategorii zgłoszeń i różnych segmentów obsługi można ustawić odmienne parametry, a system odlicza czas i przypomina o zbliżających się terminach. Priorytetyzacja pracy przestaje być kwestią intuicji - zespoły operacyjne i menedżerowie widzą, które zadania wymagają reakcji teraz, a które mogą poczekać, co wprost ogranicza liczbę przekroczeń.

Moduł rozliczeń zapewnia wgląd w faktyczne wykonanie prac. Wykonawcy uzupełniają, na podstawie wcześniej zdefiniowanych kategorii czynności, wykorzystane materiały oraz czas pracy - dzięki czemu zarówno menedżerowie, jak i zalogowani klienci otrzymują pełny, spójny obraz tego, co zostało zrobione w odniesieniu do konkretnej umowy i zlecenia. Taka dokumentacja porządkuje rozmowy operacyjne, ułatwia przeglądy jakości i zamyka pętlę między planem a realizacją.

Jak może wyglądać Twoja praca z Lupe na co dzień

Kontakt ze sprawą zaczyna się od intuicyjnego kreatora zgłoszeń dostępnego w przeglądarce i na urządzeniach mobilnych. System prowadzi użytkownika krok po kroku, umożliwia dodanie zdjęć, zapisuje lokalizację i podpowiada właściwą kategorię. Gdy zgłoszenie wpływa do systemu, Lupe, korzystając z segmentacji, przypisuje je do odpowiedniego właściciela majątku (gestora) i wykonawcy oraz wiąże z właściwą umową, automatycznie „podpinając” odpowiednie reguły SLA. W trakcie realizacji wykonawcy raportują przebieg prac, a wszystkie działania widoczne są w jednym panelu, co upraszcza nadzór i komunikację między stronami.

Zarządzanie, raporty i integracje

Nad procesem czuwa panel zarządzania, który prezentuje bieżący status spraw, czasy reakcji, odsetek przekroczeń SLA oraz trendy w poszczególnych kategoriach. Dane można wygodnie eksportować, na przykład do arkusza Excel, a otwarte API ułatwia integrację z istniejącymi systemami ERP, GIS czy CRM. Role i uprawnienia pozwalają precyzyjnie zdefiniować dostęp zgodnie ze strukturą organizacji - od pracowników pierwszej linii po kadrę zarządzającą.

Dla JST, dużych spółek i mniejszych firm

SmartSite Lupe sprawdza się zarówno w administracji publicznej, jak i w przedsiębiorstwach spoza sektora JST. Duże organizacje zyskują jednolite standardy i pełną obserwowalność procesów w skali wielu lokalizacji. Mniejsze firmy doceniają to, że mogą zacząć od kluczowych elementów - zgłoszeń i SLA, a następnie, w miarę potrzeb, rozszerzać konfigurację o umowy, rozliczenia czy integracje. W każdym scenariuszu fundament pozostaje ten sam: jeden system prowadzi sprawę od przyjęcia zgłoszenia, przez realizację i kontrolę terminów, aż po dokumentację wykonania.

Zaufali nam

Lupe – Twoje centrum operacyjne w jednym miejscu

Lupe to nowoczesna platforma, która rewolucjonizuje sposób zarządzania zgłoszeniami, przepływem pracy i dokumentacją. Dzięki intuicyjnemu kreatorowi zgłoszeń, masz pewność, że każdy temat trafia do właściwych rąk z kompletem informacji. Automatyczne przypisania, przejrzysta komunikacja z wykonawcami i panel KPI, który pokazuje, gdzie proces działa sprawnie, a gdzie warto zadziałać. Wszystko to sprawia, że Lupe staje się sercem operacyjnym Twojej organizacji.

A co najważniejsze Lupe bezproblemowo integruje się z Twoimi obecnymi narzędziami dzięki API. Nie musisz zmieniać całego systemu, wystarczy dodać Lupe i zacząć działać efektywniej.

Dlaczego Lupe? Bo liczy się czas, przejrzystość i kontrola

Niezależnie od tego, czy zarządzasz dużą spółką infrastrukturalną, jednostką samorządową czy firmą usługową – potrzebujesz narzędzia, które działa kompleksowo. Lupe skraca drogę od zgłoszenia do realizacji, pilnuje terminów, porządkuje odpowiedzialności i dostarcza dane, które realnie wspierają planowanie budżetów, priorytetyzację zadań i optymalną alokację zasobów.

Jeśli zależy Ci na szybszym reagowaniu, lepszej współpracy z partnerami i pełnej kontroli nad procesami, SmartSite Lupe jest właśnie dla Ciebie. Z przyjemnością pokażemy, jak moduły Umów, SLA i Rozliczeń współpracują ze sobą i jak łatwo dostosować je do specyfiki Twojej organizacji.

Zobacz, jak Lupe może odmienić sposób pracy w Twoim zespole – od zgłoszenia po rozliczenie. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać dedykowaną ofertę, dopasowaną do specyfiki Twojej działalności. Zadaj pytanie, umów demo, poznaj możliwości Lupe.