Skuteczna kontrola treści pod kątem ryzyka ujawnienia
danych osobowych
RODO Skaner
Usługa weryfikacji danych osobowych na stronach BIP i WWW
Rozwiązanie umożliwiające wykrywanie danych osobowych oraz treści, które nie powinny być publicznie dostępne. Usługa wspiera instytucje i organizacje w utrzymaniu realnej kontroli nad publikowanymi treściami, ograniczając ryzyko naruszeń, konsekwencji prawnych i wizerunkowych.
Systemowe wsparcie zespołów
w kontroli treści
Publikowanie treści w instytucjach i organizacjach to proces ciągły, realizowany przez wiele zespołów i systemów. Utrzymanie kontroli nad danymi osobowymi wymaga dziś czegoś więcej niż ręcznej weryfikacji i procedur.
Publikacje w wielu miejscach
BIP, strony WWW, dokumenty i załączniki są tworzone i udostępniane równolegle – często przez różne komórki organizacyjne i w różnych narzędziach. Utrudnia to zachowanie spójności i pełnej orientacji w tym, co faktycznie trafia do przestrzeni publicznej.
Narastająca liczba treści
Treści powstają latami. Dokumenty zmieniają status, są aktualizowane, archiwizowane lub powinny zostać wycofane. Materiały, które w momencie publikacji były poprawne, z czasem mogą wymagać ponownej weryfikacji.
Ograniczenia ręcznej kontroli
Nawet dobrze zaprojektowane procedury przestają wystarczać przy dużej skali danych. Ręczna weryfikacja jest czasochłonna, obciążająca zespoły i podatna na przeoczenia.
Ryzyko ujawnienia danych osobowych
W takich warunkach ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych rzadko wynika z pojedynczego błędu. Częściej jest efektem braku całościowego oglądu treści publikowanych i przetwarzanych w organizacji.
Analiza w skali całej organizacji
Utrzymanie porządku wymaga możliwości spojrzenia na treści przekrojowo – niezależnie od miejsca publikacji, formatu dokumentu czy zespołu odpowiedzialnego za jego przygotowanie.
Wsparcie zespołów, nie ich zastępowanie
Rozwiązania wspierające analizę treści pomagają identyfikować obszary wymagające uwagi, pozostawiając odpowiedzialne decyzje po stronie zespołów i organizacji.
W kontekście obowiązków wynikających z RODO oraz realnych konsekwencji nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych, utrzymanie kontroli nad publikowanymi treściami wymaga dziś wsparcia systemowego, a nie wyłącznie ręcznej weryfikacji.
Skuteczność naszego podejścia wynika z połączenia technologii wspierającej analizę treści z jasno określoną odpowiedzialnością po stronie zespołów.
Jak działa usługa
Rozwiązanie opiera się na zaawansowanej analizie treści z wykorzystaniem AI, która wspiera zespoły w pracy z dużymi zbiorami informacji. System analizuje publikowane treści, a także umożliwia skanowanie dokumentów przechowywanych lokalnie — również przy wykorzystaniu dedykowanej aplikacji desktopowej.
Mechanizm uwzględnia kontekst i specyfikę treści tworzonych w administracji i organizacjach. Nie podejmuje decyzji za użytkowników, lecz wskazuje obszary potencjalnego ryzyka i miejsca wymagające uwagi, pozostawiając odpowiedzialność po stronie zespołów.
Zakres zastosowania
Rozwiązanie może być wykorzystywane zarówno w przestrzeni publicznej, jak i wewnętrznej organizacji — wszędzie tam, gdzie publikowane lub przetwarzane są treści zawierające dane osobowe.
Najczęściej obejmuje:
- BIP oraz serwisy WWW i serwisy tematyczne,
- dokumenty i załączniki udostępniane online,
- dokumenty przechowywane lokalnie na stanowiskach pracy,
- analizy realizowane jednorazowo lub w sposób cykliczny.
- Zakres i częstotliwość działania są ustalane indywidualnie.
Co jest wykrywane
Analiza koncentruje się na identyfikacji danych osobowych oraz sytuacji, w których ich ujawnienie może stanowić ryzyko prawne lub organizacyjne. Obejmuje to zarówno dane ujawnione w sposób oczywisty, jak i informacje, które w określonym kontekście nie powinny być dalej przetwarzane lub udostępniane.
Rozwiązanie pozwala również wskazywać treści, których status zmienił się w czasie — na przykład materiały, które były poprawne w momencie publikacji, lecz po upływie określonego okresu wymagają ponownej weryfikacji lub wycofania.
Gdzie rozwiązanie sprawdza się najlepiej
- Usługa jest przeznaczona dla organizacji, które na co dzień pracują z danymi osobowymi klientów, mieszkańców lub pracowników, a skala treści utrudnia ręczną weryfikację.
W szczególności dla: - urzędów i jednostek samorządu terytorialnego,
- instytucji publicznych,
- działów kadrowych i HR,
- działów obsługi klienta,
- organizacji prowadzących działalność handlową,
- jednostek przetwarzających duże wolumeny dokumentów.
Efekt dla organizacji
Wdrożenie rozwiązania pozwala uporządkować obszar publikowanych treści i dokumentów oraz ograniczyć ryzyko nieuprawnionego ujawnienia danych osobowych. Systemowe wsparcie zespołów przekłada się na oszczędność czasu w codziennej pracy, zwiększenie skuteczności identyfikowania potencjalnych ryzyk oraz poprawę bezpieczeństwa prawnego i wizerunkowego organizacji.
Zapraszamy do kontaktu
Marek Szutko
Od lat wspieramy gminy w całej Polsce
Podobne produkty
SmartSite Lupe
SmartSite Lupe to zaawansowany system, który rewolucjonizuje zarządzanie zgłoszeniami, komunikacją, procesami i zasobami, łącząc nowoczesne technologie z intuicyjną obsługą. Platforma zapewnia pełną automatyzację procesów, szczególnie związanych z serwisem i utrzymaniem infrastruktury, komunikacją z klientami, partnerami biznesowymi czy mieszkańcami, w przypadku samorządów. System zapewnia też monitorowanie działań oraz szybką ocenę sytuacji na wielu poziomach - szczegółową, będąc doskonałym narzędziem do codziennej pracy oraz globalną - na poziomie zarządczym.
SmartSite Lupe daje też oraz możliwość integracji z innymi systemami. Dzięki swojej modułowej budowie SmartSite Lupe jest rozwiązaniem skalowalnym, które można dostosować do specyfiki każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości i zakresu działania.
SmartSite CMS
SmartSite CMS to zaawansowane narzędzie do tworzenia i zarządzania serwisami internetowymi. Jest autorskim rozwiązaniem firmy BIT Sp. z o.o., przeznaczonym do realizacji szerokiego zakresu witryn internetowych, od prostych serwisów WWW do rozbudowanych portali informacyjnych.
Więcej
Baza Obiektów Noclegowych
W związku z nowelizacją przepisów ewidencja musi być prowadzona w postaci elektronicznej,
w sposób umożliwiający przekazanie danych do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich i Innych Obiektów, prowadzonego przez ministra właściwego do spraw turystyki.
Do 30 czerwca 2026 r. wójt, burmistrz lub prezydent miasta ma obowiązek przekazać dane z ewidencji gminnej do wykazu centralnego.
Uzgodnienia Związane z Zajęciem Pasa Drogowego
System pomaga samorządom w efektywnym zarządzaniu obszarem pasa drogowego, wspierając procesy związane ze składaniem wniosków o zajęcie pasa drogowego oraz ich kompleksowym procesowanie we wszystkich zaangażowanych organizacjach.
Więcej
System zamiany mieszkań
Usługa wspiera miasta zarządzające własnym zasobem lokalowym oraz ich mieszkańców, którzy szukają mieszkań lepiej dopasowanych do ich potrzeb. System zamiany mieszkań zapewnia rejestrację i weryfikację ofert mieszkańców w zakresie zamiany lokali, publikacje bazy takich ofert w Internecie oraz bieżący monitoring procesu dokonywania zamian mieszkań.
Więcej
SmartSite eKolejka
SmartSite eKolejka to system do internetowej rezerwację wizyt w urzędach i firmach, w tym wielooddziałowych. Przyjazny zarówno dla pracowników jak i interesantów, dostępny przez WWW oraz aplikację mobilną. Umożliwia zarządzanie rezerwacjami wizyt w wielu lokalizacjach, umawianych wieloma kanałami - przez stronę WWW, drogą mailową, zgłoszone osobiście czy telefonicznie. Usprawnia pracę automatyzując powtarzalne czynności oraz masowe zarządzanie rezerwacjami, jak odwoływanie wszystkich wizyty z danego dnia czy przesuwanie terminu wizyty. Aplikacja wyposażona jest w mechanizmy antyspamowe uniemożliwiające celowe blokowanie kolejek.
Więcej